Konkurrencestyrelsen turnerer i øjeblikket landet rundt for at informere om den elektroniske udgave af ESPD. Den nuværende udgave fungerer, men der er fortsat plads til forbedringer.
eESPD er EU’s webbaserede system til udfyldelse af ESPD’et. Systemet er brugervenligt, men i skrivende stund stadig ganske fejlbehæftet. Selv om det er brugervenligt, kan det første gang være lidt vanskeligt at overskue processen.
Sammen med udbudsmaterialet vil man modtage et xml-dokument, som udbyderen har forudfyldt. Når man selv skal udfylde sin del af dokumentet, går man ind på dette link og udfylder ESPD'et. Til slut downloader man en ny xml-fil, som afleveres sammen med det øvrige tilbudsmateriale. Undervejs er der mulighed for også at downloade en læsbar pdf-fil, som det er en god idé før afleveringen at udskrive og gennemgå sammen med udbyders beskrivelse af, hvad der skal udfyldes. Pdf-filen giver et bedre overblik over den samlede besvarelse og specielt lange tekster, end man har under indtastning i EU’s web-løsning.
Som udgangspunkt skal man ikke vedlægge dokumentation for det man oplyser i ESPD'et, men hvis udbyder har en god grund til det, kan det være, at dokumentation alligevel er krævet. Hvis man har prøvet at udfylde ESPD som Word-dokument vil man vide, at fx referencer er der næsten ikke plads til, og man har været nødt til at vedlægge dem som bilag. I eESPD er der bedre plads, men det er kun muligt at se nogle få linjer af teksten, så det kan være en god idé at udfylde referencelisten i fx et almindeligt Word-dokument og klippe/klistre teksten ind. I forbindelse med referancer med rammeaftaler og langvarige projekter uden fast afleveringstermin er man nødt til at være lidt kreativ med angivelse af løbetiden.
En smart funktion er, at hvis man tidligere har udfyldt et eESPD og gemt xml-filen, så kan man uploade den sammen med udbyders xml-fil. På den måde får man gratis udfyldt de felter, man tidligere har udfyldt. Funktionen virker dog foreløbig kun delvist.
Der har været lidt forvirring omkring, om man skal underskrive ESPD'et. Nogle udbydere kræver det, andre gør ikke. eESPD kan ikke underskrives, og web-systemet kan heller ikke på sigt give mulighed for fx brug af digital signatur. Vær derfor altid opmærksom på, hvad udbyder skriver i sit udbudsmateriale om udfyldelse og underskrift.