Hvordan påvirker Coronakrisen leverandører til det offentlige? Hvis du er en af dem, der har en rammeaftale med det offentlige, er du også en af dem, der har grund til at være bekymret for de økonomiske konsekvenser af Coronakrisen. Der er faktisk stor sandsynlighed for, at udbud er vundet med en rammeaftale og ikke en konkret kontrakt, eftersom rammeaftaler udgør ca. 50 % af alle offentlige kontrakter efter EU-udbud i Danmark.
Rammeaftaler er sat i verden for at imødegå situationer, hvor det nøjagtige indkøbsbehov ikke er kendt på forhånd. Meningen er derfor, at ordregiveren skal kunne skrue op og ned for trækket på aftalen. Det betyder omvendt, at leverandøren skal være indstillet på at kunne skrue op og ned for sin produktion, uanset om det er en fysisk produktion eller det er serviceydelser. Leverandøren skal således kunne tilpasse både indkøb, medarbejderstab, produktionsapparat mv. En stor del af omkostningerne er faste, hvilket naturligvis betyder, at store udsving i trækket på aftalen får store konsekvenser for virksomhedens økonomi.
Når så en krise som Coronaen rammer landet, kan det derfor få alvorlige konsekvenser for mange vindere af rammeaftaler. En lille statisk på mine kunder viser, at over halvdelen mærker meget markante fald i efterspørgslen under den nuværende krise, og nogle af dem leverer helt ned til 10 % og 25 % af det normale.
Nu forsøger regeringen så at holde hånden under de ramte virksomheder uanset om årsagen skal findes i svigtende salg til det offentlige eller svigtende salg til andre danske eller udenlandske kunder, hvilket jeg er sikker på, at virksomhederne er glade for og benytter sig af. Vi ved jo dog godt alle sammen, at virksomhederne kun får dækket en del af deres tab, og med så store udsving, der er tale om i de offentliges køb, vil det alligevel ramme mange af de private aktører meget hårdt.
Det er samtidig velkendt, at andre risikofaktorer i stor udstrækning bliver flyttet over på leverandøren, når de offentlige ordregivere har mulighed for det i forbindelse med rammeaftaler. Det kan være rigtig mange forskellige risici lige fra udsving i energipriser til forskelle i vejrliget. Somme tider kan det virke meget logisk, men realiteten er ofte, at den lille private virksomhed kommer til at fungere som forsikringsselskab for den langt større offentlige myndighed.
I forbindelse med udbuddet af kontrakterne benytter de offentlige ordregivere ofte den taktik at kræve, at alle omkostninger skal indregnes i enhedspriserne for produkterne eller ydelserne. Et eksempel herpå kan være levering til et stort antal faste lokationer hos den offentlige kunde uanset hvor stor mængde, der skal leveres fra gang til gang.
Desværre ser man indimellem eksempler på, at de forudsætninger og forventninger, der stillet op i udbudsbetingelserne, slet ikke holder. I de tilfælde er det sjældent verden omkring os, der har ændret sig men snarere fejlagtige forudsætninger, der enten må skyldes, at den offentlige udbyder ved meget lidt om sin egen fremtid, eller at man bevidst puster opgaven op for at gøre den mere attraktiv. Jeg er sikker på at have set eksempler på begge dele!
Uanset om vi er en Coronakrise eller det er normal hverdag i Danmark stiller det store krav til virksomheder, der vil byde ind på offentlige rammeaftaler. Det første man må gøre, er at forholde sig kritisk til udbyders forudsætninger og forventninger. Det bedste er, hvis virksomheden bruger sin viden om det pågældende marked og den historiske efterspørgsel målt fx pr. indbygger i en kommune, til at lave sin egen kalkulation af den forventede efterspørgsel, samt at se på de historiske udsving for at få en idé om, hvor store udsving, man på den korte bane kan forvente under den fremtidige kontrakt.
Man kan naturligvis forsøge på at begrænse sin egen risiko ved at flytte risikoen over på sine underleverandører, men det afhænger jo fuldstændig af, hvordan ens virksomhed er skruet sammen. Udviklingen hos de private tilbudsgivere til offentlige udbud går dog generelt i retning af at outsource så meget som overhovedet muligt for at øge sin egen fleksibilitet og dermed nedsætte sin egen risiko.
Den lille eller store risiko, der er tilbage, er man nødt til at indregne i sine priser. Men er det overhovedet en reel mulighed? Umiddelbart efter Coronakrisen vil vi formentlig se, at de virksomheder, der har brændt fingrene under krisen vil sikre sig at få den nødvendige betaling for deres ydelser med den risiko, det indebærer for virksomheden. Som tiden går, vil vi sikkert glemme Coronakrisen og igen kalkulere tilbuddene så stramt, at ingen kan tjene penge, hvis det mindste sker. Jeg ser ofte udbud, hvor de fleste tilbudsgivere ligger på en gennemsnitspris ±10 %, men hvor udbuddet bliver vundet til en pris, der ligger 20 – 40 % under gennemsnittet. Det siger noget om, at der ofte er mindst en tilbudsgiver, der har glemt noget i sin kalkulation, eller i sin iver efter at vinde kommer til at vende det blinde øje til realiteterne. Hvis man vil vinde et udbud, er man derfor nødt til at være superskarp omkring sine kalkulationer, så man hver gang byder ind med den helt rigtige pris, men at man kun vinder de udbud, hvor prisen er rigtig og ikke bevidstløst sætter prisen længere og længer ned og vinder de udbud, hvor en tilbudsgiver har sat for lav en pris. Jeg ser alt for ofte, at man bruger kalkulationsmodeller, hvor man slet ikke tager hensyn til de faktiske omkostninger, og hvor man ikke bruger den store viden, man ofte har i sit ERP-system.
Som leverandør under en rammeaftale kan man naturligvis ønske, at en mindre del af risiciene bliver væltet over på leverandøren, og det er faktisk også en mulighed! Det handler om at få indflydelse på udbuddene. Når først et konkret udbud er kommet ud, er det af flere forskellige årsager for sent, og derfor skal der arbejdes for at få indflydelse før udbuddene er kommet for langt i processen. Ofte er det en klar fordel, at brancheforeningen påtager sig dette arbejde.
Selv når landet ikke er ramt af Coronakrise, må de private leverandører tåle meget store udsving i det offentliges køb af ydelser.